.png)
Innan vi går in på ämnet om hur man gör en inventering av datasystem för sin organisation är det viktigt att förstå vad ett ISMS egentligen är. När vi hänvisar till ett ISMS talar vi om ett system för hantering av informationssäkerhet. Det är ett strukturerat och systematiskt tillvägagångssätt för att hantera potentiella hot mot data och information inom en organisation och säkerställa att de kontrolleras på bästa möjliga sätt.
I grund och botten hjälper ett ISMS till att skydda informationens konfidentialitet, integritet och tillgänglighet genom att tillämpa olika processer och ge berörda parter garantier för att riskerna hanteras på ett adekvat sätt, samtidigt som all säkerhetsinformation samlas på en centraliserad plats. Den här bloggen kommer att fokusera på en viktig aspekt av ISMS: upprätthållandet av en datasysteminventering.
En inventering av datasystem fungerar som en grundläggande komponent för en robust tillgångshantering inom ISMS. Datasystem ses ofta som en av de mest kritiska tillgångarna inom en organisation på grund av deras roll när det gäller att lagra, bearbeta och överföra känslig information. En inventering av datasystem innebär att man noggrant dokumenterar och listar till exempel flera typer av tillgångar, maskinvara, programvara, databaser och nätverk.
Denna inventering identifierar inte bara de komponenter som ingår i organisationens IT-infrastruktur utan ger också viktiga insikter om deras funktioner, konfigurationer och inbördes beroenden. Genom att upprätthålla en uppdaterad inventering av datasystem kan organisationer effektivt hantera risker, säkerställa efterlevnad av lagstadgade krav och förbättra den övergripande säkerhetsnivån för sina informationssystem.
Dessutom kan en väl underhållen inventering av datasystem hjälpa dig att uppfylla olika standarder och bestämmelser för informationssäkerhet. Till exempel ISO 27001, en allmänt erkänd ISMS-standard, som kräver att organisationer upprätthåller en inventering av tillgångar och definierar ansvaret för dessa tillgångar.
Den typiska datasysteminventeringen i ett ISMS omfattar flera olika kategorier av tillgångar, var och en med sin unika uppsättning egenskaper och funktioner. I nästa avsnitt tittar vi på några vanligt förekommande tillgångstyper.
Hårdvarutillgångar är en grundläggande del av inventeringen. Dessa inkluderar till exempel servrar, datorer, mobila enheter, routrar, switchar och andra fysiska enheter som lagrar eller bearbetar information. Dessa tillgångar utgör ofta kärnan i en organisations IT-ekosystem.
Mjukvarutillgångar är en annan central komponent. Dessa omfattar till exempel operativsystem, databaser, affärsapplikationer och all annan programvara som är nödvändig för organisationens verksamhet. Programvarutillgångarna omfattar också alla licenser och abonnemang som är kopplade till dem. I skärmdumpen nedan kan du se hur du till exempel kan använda ett verktyg som Cyberday för att samla in all viktig information som är kopplad till programvarutillgången, som i det här fallet ekonomisystemet.
Datatillgångar är de faktiska informationsbitar som organisationen bearbetar och lagrar. Det kan till exempel vara kunddata, data om anställda, finansiell data eller någon annan typ av data som organisationen anser vara värdefull.
I skärmdumpen nedan kan du se ett exempel på hur datatillgångar (i det här fallet datasystem) organiseras i ett agilt verktyg. Jämfört med ett enkelt kalkylblad kan agila verktyg hjälpa dig att effektivt omvandla din inventering av datasystem från en enkel lista till en dynamisk digital tablå. De länkar varje tillgång med ytterligare viktig information, vilket gör dem enklare att underhålla, övervaka och granska. Detta förbättrar avsevärt din lagerhantering och gör det möjligt för dig att hålla ditt lager aktuellt och i enlighet med branschstandarder.
Med ett agilt verktyg som detta utvecklas ditt datasystems inventering från ett statiskt arkiv till ett agilt instrument som ständigt är uppdaterat och perfekt för strategiskt beslutsfattande.
Nätverkstillgångar är en annan kategori av tillgångar, som faktiskt inkluderar de fysiska och virtuella komponenter som utgör organisationens nätverksinfrastruktur. Det kan vara nätverksenheter, brandväggar, VPN och andra element som hjälper till att ansluta olika delar av organisationens IT-infrastruktur.
En ofta bortglömd typ av tillgångar är de mänskliga tillgångarna i en organisation. Det är de personer som använder, hanterar och underhåller informationssystemet. Det kan vara IT-personal, slutanvändare eller andra personer som på något sätt interagerar med systemet.
En inventering av datasystem i ett system för hantering av informationssäkerhet (ISMS) är kritisk av flera skäl. Den ger en omfattande översikt över alla informationstillgångar inom en organisation. Detta inkluderar, som nämnts ovan, till exempel hårdvara, programvara, data eller mänskliga resurser. Att ha en klar bild av dessa tillgångar hjälper till att hantera och skydda dem på ett bättre sätt.
Att upprätthålla en inventering av datasystem är ett viktigt krav för att uppfylla flera standarder för informationssäkerhet, t.ex. ISO 27001. Dessa standarder kräver att organisationer har en tydlig förståelse för sina informationstillgångar och de risker som är förknippade med dem. Underlåtenhet att upprätthålla en korrekt inventering kan leda till bristande efterlevnad, vilket kan leda till påföljder och skada organisationens rykte.
En väl underhållen inventering av datasystem kan också förbättra den operativa effektiviteten. Den kan hjälpa till att identifiera onödiga system, föråldrad programvara och oanvänd hårdvara, vilket gör det möjligt för organisationer att optimera sina resurser och minska vissa kostnader. Det kan också underlätta planerings- och beslutsprocesser inom organisationen och ge en tydlig överblick vid varje tidpunkt.
Utöver detta är en inventering av datasystem också till hjälp vid t .ex. riskhantering. Det gör det möjligt för organisationer att identifiera potentiella sårbarheter i sina system och vidta nödvändiga åtgärder för att minska dem. Detta är avgörande för att förhindra dataintrång och säkerställa integritet, konfidentialitet och tillgänglighet för data.
Dessutom kan en inventering av datasystem bidra till en effektivare incidenthantering och återhämtning. I händelse av en säkerhetsincident kan en detaljerad inventering hjälpa till att snabbt identifiera de drabbade systemen och data och därmed minimera påverkan och driftstopp. Det stöder också återställningsprocessen genom att tillhandahålla en baslinje för att återställa systemen till deras ursprungliga tillstånd.
Det första viktiga steget i att upprätthålla en datasysteminventering är att identifiera alla tillgångar inom organisationens ISMS Detta inkluderar maskinvara, programvara, data och andra digitala tillgångar som är avgörande för organisationens verksamhet.
Därefter är det viktigt att kategorisera tillgångarna utifrån deras grad av kritikalitet och känslighet. Denna kategorisering hjälper till att prioritera tillgångarna och fastställa vilken skyddsnivå som krävs för var och en (se skärmdump nedan: Prioriteringsnivå "Kritisk").
När tillgångarna har identifierats och kategoriserats är nästa steg att utse en ansvarig person, en ägare. Varje tillgång bör ha en utsedd ägare som är ansvarig för underhåll och säkerhet. Detta säkerställer ansvarsskyldighet och tydliga ansvarslinjer. I skärmdumpen nedan kan du se ett exempel på hur insamlingen av denna information kan se ut i ett verktyg.
Regelbunden revision eller granskning är ett annat viktigt steg för att upprätthålla en inventering av datasystemet. Revisioner bör genomföras regelbundet för att säkerställa att alla tillgångar redovisas och underhålls på rätt sätt. Detta hjälper också till att identifiera eventuella säkerhetsrisker.
Det är i allmänhet viktigt att hålla datasystemets inventarieförteckning uppdaterad, inte bara när en revision genomförs, utan varje gång en tillgång förändras, helst före revisionen. Verktyg kan hjälpa dig att ställa in automatiska påminnelser för granskningsdatum. Alla förändringar i tillgångarna, t.ex. tillägg eller borttagning av hårdvara eller mjukvara, bör uppdateras i inventeringen. Detta bidrar till att upprätthålla ett korrekt och uppdaterat register över alla tillgångar inom organisationens ISMS. I skärmdumpen nedan kan du se hur informationen kan samlas in mer detaljerat utöver översikten i den föregående skärmdumpen.
Att spåra och dokumentera systemleverantörer i en datasysteminventering inom en organisations ISMS har flera betydande fördelar. Det ger en helhetsbild av systemets komponenter, förbättrar riskhanteringen, säkerställer effektiv kommunikation vid systemhaverier och är ett viktigt efterlevnadskrav enligt standarder som ISO 27001. I grund och botten är det en värdefull investering för alla organisationer att upprätthålla sin datasysteminventering på ett effektivt sätt.
Med systemleverantörer menar vi enheter som levererar, hanterar eller underhåller de olika komponenterna i ett informationssystem. Det kan handla om hårdvarutillverkare, programvaruutvecklare, molntjänstleverantörer, tredjepartsleverantörer och till och med interna avdelningar inom en organisation.
Det finns många skäl till att det är viktigt var ditt datasystem lagras. Datasuveränitet är en av de viktigaste faktorerna, eftersom olika lagar och förordningar kan påverka datasekretess och datasäkerhet beroende på var dina data lagras. Latency är en annan avgörande aspekt: Det fysiska avståndet mellan användare och servrar kan påverka dataåtkomsthastigheten och potentiellt påverka produktiviteten och användarupplevelsen.
Dataredundans och katastrofåterställning påverkas också av platsen för hosting. Genom att lagra data på flera platser säkerställs att en backup alltid finns tillgänglig, vilket minskar sårbarheten för oförutsedda incidenter. Hostingplatsen påverkar också kostnaderna för datalagring och datahantering, och dessa kan optimeras genom att välja rätt plats. Att implementera en robust plan för säkerhetskopiering och återställning av data är i själva verket ett viktigt steg för att hålla datalagret säkert. Det säkerställer att organisationen snabbt kan återställa sina data och återuppta sin verksamhet om det skulle uppstå dataförlust eller systemfel.
Slutligen kan säkerheten för dina data påverkas av värdplatsen, som kan ha flera nivåer av fysisk säkerhet, cyberhot och politisk stabilitet. Förståelse för dessa säkerhetsrisker är avgörande för ett effektivt dataskydd. Dokumentationen av värdplatsen kan se ut på följande sätt:
När det gäller att hantera ditt datasystem är samarbete och teamwork en viktig aspekt. Det handlar till exempel om att bestämma vem som ska ha åtkomst till vilka data i organisationen, hur åtkomstbegränsningen ska hanteras och vilka autentiseringsmetoder som ska användas. Detta är en central del av alla ISMS, vars huvuduppgift är att hålla dina viktiga data säkra. Ta en titt på skärmdumpen nedan för att se hur detta kan hanteras.
Men teamwork handlar inte bara om att hantera tillgänglighet. Det är också viktigt när det gäller att dela med sig av information. När programvarusäljaren, systemhanteraren och dataägaren kan kommunicera på ett enkelt sätt kan problem lösas snabbare. De kan lyfta fram potentiella risker för systemet och sätt att undvika dessa problem.
Att ha en tydlig bild av hur systemet används och vilka tillgångar som är viktigast är en annan fördel med ett effektivt teamarbete. Med denna kunskap kan du fokusera säkerhetsåtgärderna där de behövs som mest och använda dina resurser på det mest effektiva sättet. Det bidrar också till att förbättra säkerheten genom att se till att ISMS-strategierna matchar hur systemet används och hur viktiga olika delar av det är.
Sammantaget kan man säga att utan lagarbete skulle det inte bara bli svårare att hantera ditt datasysteminventarium, utan säkerheten för hela ditt ISMS skulle kunna äventyras. Olika verktyg kan hjälpa dig att dela upp ansvaret på ett rimligt och logiskt sätt. På så sätt är det inte bara enkelt att hålla en överblick över vem som har tillgång till vad och vem som ansvarar för vad, det främjar också en tydligare förståelse för individuella roller inom systemet, vilket främjar effektivitet och säkerhet i ditt ISMS.
Det är viktigt att förstå syftet med varje objekt i ett datasystems inventarieförteckning. Det främjar dataeffektivitet genom att maximera användningen och minimera slöseri. Det underlättar t.ex. riskhantering genom att bedöma effekterna av en eventuell dataförlust och därigenom stödja processen för att prioritera säkerhetsåtgärder. Dessutom underlättas strategisk planering och beslutsfattande genom att trender synliggörs och väl underbyggda beslut fattas. Slutligen förenklar det utbildning och kommunikation genom att ge nykomlingar ett bredare perspektiv på organisationens datalandskap och uppmuntra till kommunikation mellan avdelningar.
Att dokumentera andra objekt som är kopplade till ditt datasystems inventering tjänar flera viktiga syften, till exempel att förbättra tillgångsidentifiering och riskhantering. Det stärker efterlevnaden av regler som GDPR och förbättrar effektiv incidenthantering och återställning. Dessutom hjälper det till med bättre planering och beslutsfattande när det gäller kapacitet och inköp eller utbyte av tillgångar. Dessutom främjar det transparens och ansvarighet inom organisationen, underlättar revisioner och säkerställer en effektiv användning av tillgångarna.
Det är viktigt att fastställa och dokumentera dataflöden och lagringsplatser i en datasysteminventering. Detta inkluderar information som gränssnitt till andra system eller direkta datakällor. Denna information hjälper organisationer att få insikt i sina dataförflyttningar, identifiera sårbarheter och förbättra datasäkerheten. Dessutom säkerställer dokumentationen att man följer lagar om dataskydd, t.ex. GDPR.
En robust inventering av datasystem hjälper dessutom till att hantera incidenter och säkerställa kontinuitet i verksamheten under störningar. Sammantaget kan en heltäckande förståelse för dataflöden och datalager vägleda beslutsfattande och strategisk planering, vilket främjar innovation och tillväxt.
Du bör vidare dokumentera information om ansvaret för utvecklingen av det system du använder, kopplade systemleverantörer, programvara, säkerhetskopior och systemlogginformation .
Genom att dokumentera länkade systemleverantörer blir det lättare att spåra beroenden och relationer mellan olika delar, vilket är avgörande för effektiv systemförvaltning och felsökning.
Dokumentation av säkerhetskopior säkerställer att du har en förteckning över vilka data som har säkerhetskopierats, var de lagras och hur de kan återställas. Detta kan avsevärt minska stilleståndstiden i händelse av ett systemfel eller dataförlust.
Systemlogginformation kan hjälpa dig att analysera trender, upptäcka avvikelser och vidta proaktiva åtgärder för att förbättra systemets säkerhet och effektivitet.
Om du lägger ut ett visst system på entreprenad bör du dokumentera all viktig information som rör outsourcingprocessen. Detta inkluderar till exempel den ansvariga personen för outsourcingen och ett leverantörs-ID.
Genom att identifiera outsourcingägaren blir det lättare att fastställa vem som är ansvarig för systemets prestanda och eventuella problem som kan uppstå. Detta kan vara särskilt användbart i situationer där flera system är outsourcade till olika ägare.
Leverantörens ID är å andra sidan viktigt för att hantera avtalsförpliktelser, servicenivåavtal och för kommunikationsändamål. Det kan också hjälpa till att lösa eventuella tvister eller missförstånd som kan uppstå under outsourcingförhållandet.
Outsourcing innebär naturligtvis en viss risknivå, till exempel potentiella dataintrång eller systemfel. Att veta vem som äger och levererar systemet kan hjälpa till att bedöma dessa risker och implementera lämpliga strategier för att minska dem.
Sammantaget kan registren i den här dokumentationen även hjälpa dig med revisionsförfaranden och att uppfylla lagstadgade standarder. Många affärssektorer kräver stränga datakontroll- och säkerhetsåtgärder. Med en korrekt loggning av outsourcingägare och leverantörs-ID blir det enklare att följa dessa regler.
För att uppnå en effektiv ISMS kan underhållet av ditt datasystem inte överskattas. På samma sätt som en välmående trädgård kräver systeminventeringen ständig omvårdnad för att skydda mot risker och säkerhetsbrister. Regelbundna revisioner, uppdateringar i rätt tid och en etablerad process för att dokumentera förändringar i tillgångarna är viktiga åtgärder för att hålla inventeringen korrekt. Genom att kombinera detta med en systematisk övervakningsmetod kan du proaktivt hantera risker, förutse potentiella hot och förbättra systemets övergripande prestanda. Detta kontinuerliga engagemang för inventariehantering kan avsevärt förbättra ditt ISMS och bli ett exempel på bästa praxis i din organisation.
Det kan verkligen vara svårt att navigera i labyrinten av datorsystemets lagerhantering. Därför kommer vi att visa dig några av de vanligaste utmaningarna som du kan stöta på och utforska lösningar för att hitta vägen genom dessa vägspärrar.
Ett hinder som ofta dyker upp vid underhåll av inventarier i datasystem är frågan om tillgångar som inte registreras eller som helt saknas i registren. Detta är ett allvarligt problem eftersom det undergräver hela förutsättningen för ditt inventeringssystem. Hur effektivt ett inventeringssystem är beror helt och hållet på hur fullständig och korrekt informationen är. Ett sätt att övervinna detta hinder är att ha regelbundna revisioner. Med täta kontroller kan du hålla koll på inventarierna och se till att inget glöms bort.
Att hålla sig uppdaterad med den senaste teknikutvecklingen kan vara en utmanande uppgift. När du väl har integrerat en ny programvara eller ett nytt system i din inventering kan det redan finnas en uppdatering eller en helt ny version ute på marknaden. För att hålla sig uppdaterad är det viktigt att göra regelbundna utvärderingar för att säkerställa att föråldrad teknik uppdateras och kasseras eller ersätts i tid.
När flera personer eller avdelningar delar ansvaret för att upprätthålla inventeringen kan det ibland leda till oklarhet om vem som äger vilka tillgångar. Detta kan påverka beslutsfattandet och den övergripande integriteten i organisationens ISMS. För att undvika detta problem bör du definiera tydliga roller och ansvarsområden för tillgångshantering och se till att alla vet vem som ansvarar för vad!
Datasysteminventeringen utgör hjärtat i ett robust ISMS och innehåller detaljer om varje viktig tillgång som används för databehandling. Det är dock en ständig uppgift som kräver regelbundna återbesök, inspektioner och uppdateringar. På så sätt håller sig ditt ISMS uppdaterat med alla data och system, vilket garanterar deras säkerhet.
Dessutom kan en väl underhållen inventering av datasystem avsevärt förbättra effektiviteten i en organisations ISMS genom att ge en tydlig förståelse för vilka data som lagras, var de finns och vem som har tillgång till dem. Denna transparens förbättrar inte bara datastyrningen utan underlättar också efterlevnaden av olika regleringsstandarder.
Sammantaget är en omfattande och väl underhållen inventering av datasystem en hörnsten i ett robust ISMS, och organisationer bör investera nödvändiga resurser och ansträngningar för att säkerställa dess effektivitet och ändamålsenlighet.
